nafisehroshan

کار نرم افزار بایگانی اسناد چیست؟

همان طور که از اسمش مشخص است این سیستم در بایگانی و ذخیره سازی اسناد و مدارک کارایی دارد به طوری که اسناد همیشه در دسترس و قابل استفاده باشند، حتی برای کاربران با تلفن همراه.نرم افزار بایگانی اسنادوقتی به میان انواع اسناد و مدارک سازمان بیاید تمام نامه ها، پرونده ها، اسناد مالی، فرم های پر شده، گزارش ها، سوابق و هر مدرک و سند دیگر را با نظم، طبقه بندی و اسکن کرده و در خود بایگانی می کند . البته نرم افزار بایگانی بهتر است امکان ادغام اطلاعات ساختار یافته موجود در پایگاه های اطلاعاتی سیستم های اطلاعاتی را فراهم کند. شاید بپرسید این نرم افزار کجاها کاربرد دارد. جواب این است که هر جای مختلفی که حجم زیادی کاغذ و پرونده باشد و با توجه به نوع نیازش، اسکن و بایگانی آن ها هم ضروری باشد. مثل: نرم افزار بایگانی پرونده دانشجویی، نرم افزار بایگانی پرونده پزشکی، اسناد بازرگانی، پرونده پرسنلی و امور حقوقی و قراردادها.

نرم افزار آرشیو اسناد چه مزایایی دارد؟

• زمان برای پیدا کردن و جستجوی اسناد به حداقل می رسد
• صرفه جویی در کار و زمان به وجود می آید
• نیازی به دستیابی به اصل مدارک نیست و از فرسودگی سند جلوگیری می شود
• با این سیستم، اسناد و مدارکی را که فراموش کرده اید، در مدت زمان کوتاهی پیدا می کنید
• در صورت وم بیش از یک نفر می تواند به طور هم زمان به یک سند دسترسی داشته باشد
• دانش و کارایی سازمانی بالا می رود
• اسناد در محل های امن نگهداری می شوند و فقط پرسنل مجاز به آنها دسترسی دارند
• اسناد به طور مداوم ردیابی می شوند، بنابراین نمی توان آنها را در جای خود جا انداخت و بدون ثبت آن نمی توان آنها را بازیابی یا تغییر داد

یک نرم افزار بایگانی الکترونیکی باید چه امکاناتی داشته باشد؟

امکان تحت وب بودن نرم افزار بایگانی:با این امکان در محیط وب و اینترنت در هر جا و هر ساعتی به نرم افزار دسترسی خواهید داشت. خب امکان دارد همه پروژه های یک شرکت یا سازمان در یک جا نباشند و در انجام آن ها پراکندگی جغرافیایی باشد. درست همین جاست که این امکان خیال کاربر را راحت می کند تا بدون مشکلی به ذخیره سازی بپردازد. تازه تحت وب بودن برابر است با سرعت و کارایی بالاتر.

مدیریت حجم فایل ها:یکی از امکانات مهم این است که حجم فایل های وارد شده به سیستم به راحتی مدیریت بشود. به چه صورت؟ به طوری که بتوانید تعداد بسیار بالایی از فایل ها را در آن دسته بندی و قرار بدهید.

ثبت جامع مشخصات اسناد مختلف:هر سازمانی بنا به کاری که دارد از نرم افزار بایگانی الکترونیکی هم استفاده خاص خودش را دارد. درست در همین وضعیت است که نرم افزار باید امکان ثبت مشخصات مختلف را به رخ بکشد. یعنی این که شاید یک سازمان نیاز به بایگانی اسناد و مدارک فنی دارد، یکی دیگر نیاز به بایگانی قراردادها دارد، سازمان دیگری بخواهد برای ذخیره گزارش مالی از آن استفاده کند و موارد دیگر. خب یک نرم افزار بایگانی باید تمام این امکانات را به شکل کامل داشته باشد تا نیازهای مختلف را بر طرف بکند.

تهیه فایل پشتیبان از اسناد: پشتیبان گیری از اسناد یکی از امکاناتی است که باید یک نرم افزار بایگانی آن را داشته باشد. چرا؟ چون خریدار با استفاده از این قابلیت به راحتی و به شکل اتومات به تهیه نسخه پشتیبان و حفظ و نگهداری اطلاعات بپردازد.

امکان امانت دهی سند: این امکان ویژه برمی گردد به این مورد که لازم می شد سازمان ها و شرکت ها یک سری از سندها را به شکل امانت در اختیار تعدادی از مخاطبین خود قرار بدهند. خب فکر کنید کمی که می گذشت اسناد قابل رهگیری نبودند. اما با کمک این امکان و امانت دهی الکترونیکی این مشکل هم بر طرف می شود.

منبع :https://www.plaza.ir/140012/401939/the-best-iranian-archiving-software